Zakelijke communicatie

Wat omvat zakelijke communicatie?

  • uitingen gedaan in een zakelijke context; overal waar u ‘in functie’ bent
  • in woord, geschrift, beeld en handelen
  • bewust en onbewuste geuit
  • de uitstraling van uw kerkgebouw en uw organisatie
  • hoe de uitingen worden opgevat door het publiek
  • hoe dit uw relatie met uw publiek beïnvloedt

Communicatie is een complex sociaal proces. De eerste stap om uw zakelijke communicatie te verbeteren, is om u zo veel mogelijk bewust te worden van welke keuzes die u in dit proces maakt en waarom u ze maakt.

Elke situatie vraagt om een aanpak op maat; stem doel, doelgroep, communicatievorm en uitvoering op elkaar af; sluit aan op de mensen met wie u te maken heeft; en op de context.

Een strak communicatieplan is geen garantie voor succes. Zorg dat er genoeg ruimte is om te kunnen meebewegen met veranderingen die zich tussentijds voordoen, om onvoorziene kansen te kunnen grijpen, en om voortschrijdend inzicht te kunnen verwerken.

Interne en externe communicatie

Interne communicatie: tussen personen en groepen die actief deelnemen aan uw organisatie. Bijv: betaalde werknemers, vrijwilligers, afdeling personeelszaken, bestuur.
Externe communicatie: met personen en groepen buiten uw organisatie. Bijv: leden en donateurs, toeleveranciers, gemeenteraad.

Communicatiebeleid

Veel communicatiehandboeken adviseren om een communicatieplan op te stellen: een plan waarin u vastlegt hoe uw interne en externe communicatie moet bijdragen aan het behalen van uw organisatiedoelen. Beter is het om communicatie een integraal onderdeel te maken van uw hele beleidscyclus met behulp van een communicatiechecklist.

Secretariaat

Een goede zakelijke communicatie steunt op een goede ordening. Investeer in een secretariaat: het centrale punt waar alle informatie rond uw organisatie samenkomt, en die van daaruit gedeeld kan worden.

De uitstraling van uw organisatie

Profilering: hoe u door anderen gezien wilt worden.
Imago: hoe u door anderen gezien wordt.

Met een huisstijl brengt u uw profilering tot uitdrukking.

Afspraken met andere partijen

Kerkgebouwen worden steeds vaker multifunctioneel gebruikt. Dit vraagt om duidelijke uitgangspunten en afspraken. Schenk in alle contracten, overeenkomsten en samenwerkingsplannen altijd expliciet aandacht aan de communicatie. Bijvoorbeeld:

  • Onderlinge taakverdeling en verantwoordelijkheid
  • Contactpersonen rond (gezamenlijke) communicatie
  • Contactpersonen; antwoordadres
  • Gebruik van naamsvermelding
  • Privacywetgeving
  • Auteursrechten en eventueel intellectueel eigendom

Meer lezen