Stappenplan | Hoe maak ik een communicatieproduct?
Zakelijke communicatie is iets waar elke kerkbeheerder dagelijks mee te maken heeft. Grotere organisaties hebben de beschikking over een aparte communicatieafdeling om alles wat erbij komt kijken, in goede banen te leiden. Maar hoe pakt u het aan als u geen professionals in dienst heeft?
Een goede voorbereiding is een investering die zichzelf terugbetaalt. Begin niet direct met het maken van een flyer of nieuwsbrief, maar vraag u eerst af: waarom eigenlijk? Voor wie? En hoe?
Neem het stappenplan in zijn geheel door voordat u aan de slag gaat en maak bewuste keuzes. Dan sluiten alle onderdelen op elkaar aan, en heeft u meer kans uw doel te bereiken. Evalueer achteraf en neem de ervaring mee bij de volgende activiteit. Zo wordt uw zakelijke communicatie steeds efficiënter en effectiever!
1 – Wat is uw doel?
Wat wilt u met uw communicatie precies bereiken? Dat bepaalt welke communicatievorm u zult inzetten. Het kan een combinatie zijn, maar meestal staat één doel voorop.
- Wilt u informatie overdragen of uitwisselen? Kijk dan bij: Informatie
- Wilt u goede relaties opbouwen en onderhouden? Kijk dan bij: Public relations
- Wilt u klanten, leden of donateurs werven? Kijk dan bij: Marketing
- Wilt u een belang onder de aandacht brengen? Kijk dan bij: Lobby
2 – Wat zijn uw doelgroepen?
Wie wilt u informeren? Met wie wilt u een goede relatie opbouwen? Wie zijn uw potentiële klanten? Op wie kunt u uw lobby-actie het beste richten? Kortom: wat zijn uw doelgroepen?
Check:
- Hoe precies wilt en kunt u uw doelgroepen omschrijven? Speelt leeftijd een rol? Welke leeftijdscategorie dan, en waarom die?
- Passen deze doelgroepen wel bij wat u wilt bereiken?
- Bent u in staat om deze doelgroepen ook echt te bereiken?
- Staan uw doelgroepen open voor uw berichten? Hebben zij er behoefte aan?
- Heeft u uw huidige publiek goed in beeld?
- Sluit uw bestaande klantenbestand aan op de doelgroepen die u wilt bereiken?
- Is het mogelijk een brug te slaan tussen uw huidige en gewenste klantenkring?
3 – Wat wilt u communiceren?
Met uw communicatie wilt u iets overbrengen: het kan kennis of informatie zijn, een idee, een mening, een sfeer. Dit is uw boodschap. Hoe zorgt u ervoor dat uw boodschap ook zo overkomt als u het had bedoeld?
Check en voorkom misverstanden:
- Is uw boodschap duidelijk? Voorkom: in de concertaankondiging ontbreekt de datum
- Is w intentie duidelijk? Voorkom: u wilde de buurt informeren over een restauratieproject, maar uw brief wordt opgevat als reclamefolder
- Heeft u een consistente boodschap? Voorkomt: u prijst uw kerkgebouw aan als stiltecentrum, maar op uw website staan popconcerten op de agenda
- Sluit uw taalgebruik aan op dat van uw doelgroep? Voorkom: in uw rondleiding voor buurtbewoners gebruikt u te veel jargon.
- Sluit de vorm van de boodschap aan op het communicatiemiddel? Voorkom: uw powerpointpresentatie bestaat uit lange teksten
4 – Hoe wilt u u doelgroep bereiken?
Uw boodschap moet natuurlijk bij de doelgroepen terecht komen. Daarvoor gebruikt u een communicatiemiddel (of: medium), zoals: een krant, poster, podcast, of online blog. Ook kijkt u naar een goede manier van verspreiden. U kunt ook best per doelgroep een ander medium inzetten, en een andere manier van verspreiden.
Check en voorkom een mismatch:
- Sluit het medium aan op de doelgroep? Voorkom: de jongeren die u wilt bereiken, lezen de wijkkrant niet
- Zijn de boodschappen in verschillende media op elkaar afgestemd? Voorkom: op de poster staat een andere aanvangstijd vermeld dan op de website
- Past het medium past bij uw communicatiedoel? Voorkom: u deelt de vergaderagenda via whatsapp
- Klopt de timing? Voorkom: het tijdschrift waarin u adverteert voor uw evenement, verschijnt pas na afloop ervan
Denk ook aan de investeringen en de organisatie: wat kost de verspreiding aan geld, tijd en inzet? Posters moeten niet alleen worden ontworpen en gedrukt, maar ook worden opgehangen: wie zal dat gaan doen?
Wees creatief! Soms past een serieus en vertrouwd medium goed bij wat u wilt bereiken. Maar er zijn veel meer communicatiemiddelen mogelijk: taartjes met opschrift (‘Grote kerk 500 jaar!’), een online game, een stadsomroeper…
5 – Hoe wilt u overkomen?
Tot slot kijk u ook nog naar de verpakking. Hoe wilt u overkomen? U verpakt uw boodschap in een passende stijl. U sluit daarom aan op uw profilering en op uw huisstijl. Het kan de moeite waard zijn om een professionele vormgever en/of drukker in te huren. Een fraaie vormgeving kost tijd en geld, maar spreekt ook aan en drukt professionaliteit uit.
6 – Maak uw communicatieproduct
Alles gecheckt? Dan kunt u nu aan de slag! Vind alle tips over het maken van drukwerk, een website, een rondleiding…. Schakelt u liever een expert in? Dan vind u op deze pagina’s ook tips voor briefings:
> Hoe maak ik mijn communicatieproduct?