Werken met vrijwilligers
Vrijwilligersovereenkomst
Het is goed om een vrijwilligersovereenkomst op te stellen: dat geeft voor beide partijen duidelijkheid. Zo’n overeenkomst is niet verplicht. De overeenkomst is wel rechtsgeldig, maar biedt nauwelijks arbeidsrechtelijke bescherming. U kunt samen met de vrijwilliger bepalen wat u vastlegt. Denk aan:
- Functie en werkzaamheden
- Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
- Melden verhindering/ziekte
- Aanvang werkzaamheden
- Bepaalde of onbepaalde tijd
- Werkdagen en -tijden
- Proefperiode
- Beëindiging en opzegtermijn
- Begeleiding, werkoverleg
- Vergoedingen
Tips
Inwerken en begeleiden
Neem uw vrijwilligers serieus en betrek ze actief bij uw organisatie. Maak het onderscheid tussen betaalde en onbetaalde krachten niet te groot. Zorg ervoor dat ze hun werk zo goed en plezierig mogelijk kunnen doen. Denk bij het inwerken en begeleiden van vrijwilligers aan:
- Deel relevante beleidsstukken (o.a. missie/visie)
- Deel instructies veiligheidszorg
- Deel de huisstijl van uw organisatie
- Maak duidelijk bij wie met kan aankloppen voor vragen
- Maak het aanvragen van vergoedingen zo makkelijk mogelijk
- Koppel nieuwe vrijwilligers aan ervaren vrijwilligers (‘ buddy’s’)
- Houd regelmatig voortgangsgesprekken; check of de vrijwilliger nog steeds op de juiste plek zit
- Geef inspraakmogelijkheden
Vrijwilligerscoördinator
Werkt u regelmatig met vrijwilliger, denk dan aan het aanwijzen van een vrijwilligerscoördinator. Taken zijn bijvoorbeeld:
- Uitvoeren vrijwilligersbeleid
- Eerste aanspreekpunt voor en over vrijwilligers
- Belangenbehartiging van vrijwilligers richting organisatie/bestuur
- Voeren van voortgangsgesprekken
- Verdelen van taken en opstellen werkroosters
- Organiseren bijeenkomsten en uitjes
- Persoonlijke aandacht: verjaardagen, jubilea, afscheid
- Werving en selectie van nieuwe vrijwilligers
Tips
- Webinar Begeleiden van vrijwilligers | Movisie Utrecht
- Webinar Inspelen op de motivatie van vrijwilligers | Movisie Utrecht
Verzekeringen
Waar gewerkt wordt, vallen spaanders. Bescherm uw vrijwilligers en uw organisatie voor de financiële gevolgen van onbedoelde schade met verzekeringen. Zoek goed uit welke risico’s er zijn en welke opties er zijn om ze te dekken.
Beloning en waardering
Vrijwilligers doen hun werk niet om er geld mee te verdienen. Beloon hun inzet aan tijd, energie en liefde op andere manieren: met erkenning, onkostenvergoeding, vrijwilligersvergoeding, ontwikkelingskansen, en inspraak en medezeggenschap.
Veilig werken
Fysieke veiligheid
Vrijwilligers hebben recht op een veilige werkomgeving. De Arbowet is niet van toepassing op vrijwilligers, behalve als ze risicovol werk verrichten (bijv: gevaarlijke stoffen, verbouwwerkzaamheden, valgevaar). Neem vrijwilligers op in uw bedrijfsnoodplan. Breng hen op de hoogte van uw calamiteitenkaart; neem hen mee met veiligheidsoefeningen.
- Arboregels voor vrijwilligers | Inspectie SZW
- Calamiteitenkaart | VBMK Kennisbank
- Bedrijfsnoodplan | VBMK Kennisbank
- Integraal Plan Veiligheidszorg | VBMK Kennisbank
Sociale veiligheid
- Grensoverschrijdend gedrag voorkomen | NOV
- Hoe handelen bij grensoverschrijdend gedrag | NOV
- ‘Handreiking gedragscode (on)gewenste omgangsvormen’, (TNO, 2020)
VOG
Werkt uw vrijwilliger met mensen die van hen afhankelijk zijn en daarmee kwetsbaar zijn, dan kan uw organisatie meedoen aan de Regeling Gratis VOG. U kunt uw vrijwilligers dan gratis een Verklaringen Omtrent Gedrag (VOG) laten aanvragen.
Privacy
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) beschermt de privacy van al uw medewerkers.
Beëindiging van vrijwilligerswerk
Denk aan:
- Opzegtermijn in de overeenkomst
- Afbouw en overdracht van werkzaamheden
- Exitgesprek: waarom gaat de vrijwilliger weg, heeft uw organisatie ergens steken laten vallen?
- Afscheidsgeschenk en -moment
- Contact houden via nieuwsbrief etc?
- Verwijderen overbodig geworden persoonsgegevens uit het archief