Werken met vrijwilligers: wat komt erbij kijken?
Vrijwilligers hebben rechten en plichten. Bovendien is het fijn als de samenwerking zo vruchtbaar en plezierig mogelijk is. Waar kunt u zoal op letten?
Vrijwilligersovereenkomst
Al is het niet wettelijk verplicht, een vrijwilligersovereenkomst is eigenlijk een must: dat geeft voor beide partijen duidelijkheid en voorkomt misverstanden. Voorkom wel dat de overeenkomst kan worden opgevat als arbeidscontract. Dat is bijvoorbeeld het geval als het werk van de vrijwilliger niet door een andere vrijwilliger kan worden overgenomen. Of als de vergoeding als arbeidsloon geldt. Maak er samen goede afspraken over.
Check:
- Hoe heet de functie, wat zijn de werkzaamheden?
- Welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden krijgt de vrijwilliger?
- Wat zijn de spelregels bij het melden van verhindering of ziekte?
- Wanneer beginnen de werkzaamheden?
- Is het werk voor bepaalde of onbepaalde tijd?
- Zijn er vaste werkdagen en -tijden?
- Is er een proefperiode?
- Hoe verloopt de beëindiging van het contract? Wat is de opzegtermijn?
- Onder wiens verantwoordelijkheid valt de vrijwilliger? Zijn er afspraken over begeleiding en werkoverleg?
- Welke vergoedingen krijgt de vrijwilliger? Hoe zit het met onkosten en reiskosten?
- Hoe is de vrijwilliger verzekerd?
Tips
Inwerken en begeleiden
Neem uw vrijwilligers serieus. Betrek hen actief bij uw organisatie. Arbeidsrechtelijk zijn er duidelijke verschillen tussen betaalde en onbetaalde krachten, maar het is fijn als dat in de dagelijkse omgang niet het geval is. Zorg ervoor dat vrijwilligers hun werk zo goed en plezierig mogelijk kunnen doen. Inwerken en begeleiden is daarvoor essentieel.
Check:
- Deel relevante beleidsstukken, zoals de missie/visie
- Deel de instructies rond de veiligheidszorg
- Deel de huisstijl van uw organisatie
- Maak duidelijk bij wie de vrijwilliger kan aankloppen voor vragen
- Maak het aanvragen van vergoedingen zo makkelijk mogelijk
- Koppel nieuwe vrijwilligers aan ervaren vrijwilligers (‘ buddy’s’)
- Houd regelmatig voortgangsgesprekken; check of de vrijwilliger nog steeds op de juiste plek zit
- Geef inspraakmogelijkheden
Vrijwilligerscoördinator
Werkt u regelmatig met vrijwilligers, denk dan aan het aanwijzen van een vrijwilligerscoördinator. Taken van een vrijwilligerscoördinator zijn onder andere:
- Uitvoeren van het vrijwilligersbeleid
- Eerste aanspreekpunt voor en over vrijwilligers
- Belangenbehartiging van vrijwilligers richting organisatie/bestuur
- Voeren van voortgangsgesprekken
- Verdelen van taken en opstellen werkroosters
- Organiseren van bijeenkomsten en uitjes
- Persoonlijke aandacht: verjaardagen, jubilea, afscheid
- Werving en selectie van nieuwe vrijwilligers
Tips
- Webinar Begeleiden van vrijwilligers | Movisie Utrecht
- Webinar Inspelen op de motivatie van vrijwilligers | Movisie Utrecht
Verzekeringen
Een ongeluk zit in een klein hoekje. Bescherm uw vrijwilligers en uw organisatie voor de financiële gevolgen van onbedoelde schade en sluit passende verzekeringen af.
Beloning en waardering
Vrijwilligers doen hun werk niet om er geld mee te verdienen. Beloon hun inzet aan tijd, energie en liefde op andere manieren: met erkenning, onkostenvergoeding, vrijwilligersvergoeding, ontwikkelingskansen, en inspraak en medezeggenschap.
Veilig werken
Fysieke veiligheid
De Arbowet is niet van toepassing op vrijwilligers, behalve als ze risicovol werk verrichten (bijv: gevaarlijke stoffen, verbouwwerkzaamheden, valgevaar). Toch wilt u hen natuurlijk een veilige werkomgeving bieden. Neem vrijwilligers daarom op in uw bedrijfsnoodplan. Breng hen op de hoogte van uw calamiteitenkaart. En neem hen mee met veiligheidsoefeningen.
Sociale veiligheid
- Hoe voorkom ik grensoverschrijdend gedrag? | NOV
- Wat doe ik als er toch grensoverschrijdend gedrag voorkomt? | NOV
- ‘Handreiking gedragscode (on)gewenste omgangsvormen’, (TNO, 2020)
VOG
Werkt uw vrijwilliger met mensen die van hen afhankelijk zijn en daarmee kwetsbaar zijn, dan kan uw organisatie meedoen aan de Regeling Gratis VOG. U kunt uw vrijwilligers dan gratis een Verklaringen Omtrent Gedrag (VOG) laten aanvragen.
Privacy
Let ook op de privacy van uw vrijwilligers; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geldt voor al uw medewerkers.
Beëindiging van vrijwilligerswerk
Eind goed, al goed. Vertrekt uw vrijwilliger? Rond de samenwerking netjes af en zorg voor een plezierig afscheid.
Check:
- Wat zegt de vrijwilligersovereenkomst over de opzegtermijn?
- Hoe worden de werkzaamheden afgebouwd en overgedragen?
- Had de vrijwilliger toegang tot digitale accounts? Worden alle inlogs goed overgedragen?
- Zijn er abonnementen die moeten worden overgedragen of stopgezet?
- Zijn er verzekeringen die moeten worden opgezegd?
- Houdt een ‘exitgesprek’: waarom vertrekt de vrijwilliger? Heeft uw organisatie misschien ergens een steek laten vallen?
- Wat is een passend afscheidsmoment? En wat is een geschikt geschenk?
- Wil de vrijwilliger contact houden via de nieuwsbrief?
- Welke persoonsgegevens moeten na het vertrek volgens de AVG worden verwijderd?
- Heeft de vrijwilliger nog materialen in huis die moeten worden overgedragen? Sleutels?