Werken met vrijwilligers

Vrijwilligersovereenkomst

Een vrijwilligersovereenkomst is niet verplicht. De overeenkomst is wel rechtsgeldig, maar biedt nauwelijks arbeidsrechtelijke bescherming. U kunt samen met de vrijwilliger bepalen wat u vastlegt:

  • Functie en werkzaamheden
  • Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
  • Melden verhindering/ziekte
  • Aanvang werkzaamheden
  • Bepaalde of onbepaalde tijd
  • Werkdagen en -tijden
  • Proefperiode
  • Beëindiging en opzegtermijn
  • Begeleiding, werkoverleg
  • Vergoedingen

Tips

Inwerken en begeleiden

Het sleutelwoord bij het werken met vrijwilligers is niet leiding geven, maar begeleiding bieden. Stel teamwork centraal. Betrek vrijwilligers actief bij uw organisatie. Vermijd een groot hiërarchisch verschil tussen betaalde en onbetaalde werknemers. Denk bij het inwerken en begeleiden aan:

  • Deel relevante beleidsstukken (o.a. missie/visie)
  • Deel instructies veiligheidszorg
  • Deel de huisstijl van uw organisatie
  • Maak het aanvragen van vergoedingen zo makkelijk mogelijk
  • Buddy-systeem: koppel nieuwe vrijwilligers aan ervaren vrijwilligers
  • Houd regelmatig voortgangsgesprekken; check of de vrijwilliger nog steeds op de juiste plek zit
  • Geef inspraakmogelijkheden

Organisaties die aangesloten zijn bij het platform Leer je Erfgoed kunnen hun vrijwilligers aanmelden voor de e-learning cursus die een inleiding geeft op verschillende onderwerpen rond erfgoed.

Vrijwilligerscoördinator

Werkt u regelmatig met vrijwilliger, denk dan aan het aanwijzen van een vrijwilligerscoördinator. Taken zijn bijvoorbeeld:

  • Uitvoeren vrijwilligersbeleid
  • Eerste aanspreekpunt voor en over vrijwilligers
  • Belangenbehartiging van vrijwilligers richting organisatie/bestuur
  • Voortgangsgesprekken
  • Verdeling van taken en opstellen werkroosters
  • Organiseren bijeenkomsten en uitjes
  • Persoonlijke aandacht: verjaardagen, jubilea, afscheid
  • Werving en selectie van nieuwe vrijwilligers

Tips

Verzekeringen

Waar gewerkt wordt, vallen spaanders. Bescherm uw vrijwilligers en uw organisatie voor de financiële gevolgen van onbedoelde schade met verzekeringen. Zoek goed uit welke risico’s er zijn en welke opties er zijn om ze te dekken.

Beloning en waardering

Vrijwilligers doen hun werk niet om er geld mee te verdienen. Beloon hun inzet aan tijd, energie en liefde op andere manieren: met erkenning, onkostenvergoeding, vrijwilligersvergoeding, ontwikkelingskansen, en inspraak en medezeggenschap.

Veilig werken

Fysieke veiligheid

Vrijwilligers hebben recht op een veilige werkomgeving. De Arbowet is niet van toepassing op vrijwilligers, behalve als ze risicovol werk verrichten (bijv: gevaarlijke stoffen, verbouwwerkzaamheden, valgevaar). Neem vrijwilligers op in uw bedrijfsnoodplan. Breng hen op de hoogte van uw calamiteitenkaart; neem hen mee met veiligheidsoefeningen.

Sociale veiligheid

VOG

Werkt uw vrijwilliger met mensen die van hen afhankelijk zijn en daarmee kwetsbaar zijn, dan kan uw organisatie meedoen aan de Regeling Gratis VOG. U kunt uw vrijwilligers dan gratis een Verklaringen Omtrent Gedrag (VOG) laten aanvragen.

Privacy

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) beschermt de privacy van al uw medewerkers.

Beëindiging van vrijwilligerswerk

Denk aan:

  • Opzegtermijn in de overeenkomst
  • Afbouw en overdracht van werkzaamheden
  • Exitgesprek: waarom gaat de vrijwilliger weg, kan uw organisatie iets beter doen?
  • Afscheidsgeschenk en -moment
  • Contact houden via nieuwsbrief etc?
  • Verwijderen overbodig geworden persoonsgegevens uit het archief
Laatste check van deze pagina: 1 juni 2021