Werken met vrijwilligers
Vrijwilligers hebben rechten en plichten. Bovendien is het fijn als de samenwerking zo vruchtbaar en plezierig mogelijk is. Waar kunt u zoal op letten?
Vrijwilligersovereenkomst
Al is het niet wettelijk verplicht, een vrijwilligersovereenkomst is eigenlijk een must: dat geeft voor beide partijen duidelijkheid en voorkomt misverstanden. Goed om te weten: de overeenkomst is wel rechtsgeldig, maar biedt nauwelijks arbeidsrechtelijke bescherming. Voorkom wel dat de overeenkomst als arbeidscontract kan worden opgevat. Dat is bijvoorbeeld het geval als het werk van de vrijwilliger niet door een andere vrijwilliger kan worden overgenomen; of als de vergoeding als arbeidsloon geldt.
Maak samen afspraken over:
- Hoe heet de functie, wat zijn de werkzaamheden?
- Welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden krijgt de vrijwilliger?
- Wat zijn de spelregels bij het melden van verhindering of ziekte?
- Wanneer beginnen de werkzaamheden?
- Is het voor bepaalde of onbepaalde tijd?
- Zijn er vaste werkdagen en -tijden?
- Is er een proefperiode?
- Hoe verloopt de beëindiging van het contract? Wat is de opzegtermijn?
- Onder wiens verantwoordelijkheid valt de vrijwilliger? Zijn er afspraken over begeleiding en werkoverleg?
- Welke vergoedingen krijgt de vrijwilliger? Hoe zit het met onkosten en reiskosten?
- Hoe is de vrijwilliger verzekerd?
Tips
Inwerken en begeleiden
Neem uw vrijwilligers serieus. Betrek hen actief bij uw organisatie. Arbeidsrechtelijk zijn er duidelijke verschillen tussen betaalde en onbetaalde krachten, maar het is fijn als dat in de dagelijkse omgang niet het geval is. Zorg ervoor dat vrijwilligers hun werk zo goed en plezierig mogelijk kunnen doen. Inwerken en begeleiden is daarvoor essentieel:
- Deel relevante beleidsstukken, zoals de missie/visie
- Deel de instructies rond de veiligheidszorg
- Deel de huisstijl van uw organisatie
- Maak duidelijk bij wie de vrijwilliger kan aankloppen voor vragen
- Maak het aanvragen van vergoedingen zo makkelijk mogelijk
- Koppel nieuwe vrijwilligers aan ervaren vrijwilligers (‘ buddy’s’)
- Houd regelmatig voortgangsgesprekken; check of de vrijwilliger nog steeds op de juiste plek zit
- Geef inspraakmogelijkheden
Vrijwilligerscoördinator
Werkt u regelmatig met vrijwilligers, denk dan aan het aanwijzen van een vrijwilligerscoördinator. Taken van een vrijwilligerscoördinator zijn onder andere:
- Uitvoeren van het vrijwilligersbeleid
- Eerste aanspreekpunt voor en over vrijwilligers
- Belangenbehartiging van vrijwilligers richting organisatie/bestuur
- Voeren van voortgangsgesprekken
- Verdelen van taken en opstellen werkroosters
- Organiseren van bijeenkomsten en uitjes
- Persoonlijke aandacht: verjaardagen, jubilea, afscheid
- Werving en selectie van nieuwe vrijwilligers
Tips
- Webinar Begeleiden van vrijwilligers | Movisie Utrecht
- Webinar Inspelen op de motivatie van vrijwilligers | Movisie Utrecht
Verzekeringen
Ongeluk zit in een klein hoekje. Bescherm uw vrijwilligers en uw organisatie voor de financiële gevolgen van onbedoelde schade en sluit passende verzekeringen af.
Beloning en waardering
Vrijwilligers doen hun werk niet om er geld mee te verdienen. Beloon hun inzet aan tijd, energie en liefde op andere manieren: met erkenning, onkostenvergoeding, vrijwilligersvergoeding, ontwikkelingskansen, en inspraak en medezeggenschap.
Veilig werken
Fysieke veiligheid
Vrijwilligers hebben recht op een veilige werkomgeving. De Arbowet is niet van toepassing op vrijwilligers, behalve als ze risicovol werk verrichten (bijv: gevaarlijke stoffen, verbouwwerkzaamheden, valgevaar). Neem vrijwilligers op in uw bedrijfsnoodplan. Breng hen op de hoogte van uw calamiteitenkaart. En neem hen mee met veiligheidsoefeningen.
Sociale veiligheid
- Hoe voorkom ik grensoverschrijdend gedrag? | NOV
- Wat doe ik als er toch grensoverschrijdend gedrag voorkomt? | NOV
- ‘Handreiking gedragscode (on)gewenste omgangsvormen’, (TNO, 2020)
VOG
Werkt uw vrijwilliger met mensen die van hen afhankelijk zijn en daarmee kwetsbaar zijn, dan kan uw organisatie meedoen aan de Regeling Gratis VOG. U kunt uw vrijwilligers dan gratis een Verklaringen Omtrent Gedrag (VOG) laten aanvragen.
Privacy
Let ook op de privacy van uw vrijwilligers; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geldt voor al uw medewerkers.
Beëindiging van vrijwilligerswerk
Eind goed, al goed. Vertrekt uw vrijwilliger? Zorg voor een plezierig afscheid en rond de samenwerking netjes af.
- Neem de opzegtermijn uit de overeenkomst in acht
- Bespreek en organiseer de afbouw en overdracht van de werkzaamheden
- Probeer bij een ‘exitgesprek’ te achterhalen of uw organisatie ergens steken heeft laten vallen
- Regel een passend afscheidsgeschenk en -moment
- Wil de vrijwilliger contact houden via de nieuwsbrief?
- Verwijderen overbodig geworden persoonsgegevens uit het archief