Bestuur
Elke stichting, vereniging of bedrijf heeft een bestuur. Er moet immers een partij zijn die namens de organisatie bindende afspraken kan maken en die verantwoordelijk kan worden gehouden voor de gang van zaken. Het bestuur kan bestaan uit één of meer personen.
Welke verantwoordelijkheden heeft een bestuur?
- Het bestuur is verantwoordelijk voor het beleid van de organisatie. Het beleid kan door anderen worden voorbereid of opgesteld, maar het bestuur draagt er de eindverantwoordelijkheid voor.
- Bestuursleden hebben tekenbevoegdheid. Ze kunnen contracten en overeenkomsten afsluiten.
- Een bestuur kan eventueel een directie benoemen om de dagelijkse gang van zaken te regelen. Het bestuur stuurt dan de directie aan, houdt functionerings- en beoordelingsgesprekken, en kan de directie eventueel ontslaan.
- Zijn er geen betaalde medewerkers, dan kan het bestuur vrijwilligers aannemen en freelancers inhuren.
- Het bestuur is aanspreekpunt voor de directie of de vrijwilligers/freelancers. Het bestuur ondersteunt hen, opdat zij hun werk goed kunnen uitvoeren.
Wat is de rol van een bestuur?
Een bestuur kan twee rollen aannemen: leidinggevend of faciliterend. Het is goed als de rol van het bestuur voor iedereen helder is; dan weet je wat je van elkaar kan verwachten.
- Leidinggevend: het bestuur neemt de initiatieven, zet beleidslijnen uit en zorgt ervoor dat de organisatie het beleid kan uitvoeren.
- Faciliterend: de directie neemt de initiatieven en zet beleidslijnen uit; het bestuur beoordeelt ze en stelt ze vast, en zorgt voor de middelen om ze tot stand te brengen.
En welke taken hebben de verschillende bestuursleden?
Meestal bestaat een bestuur uit: een voorzitter, een secretaris, een penningmeester, en een of meer algemeen leden. Hun taken en verantwoordelijkheden liggen niet precies vast. Sommige taken kunt u prima in handen geven van degene die er het meest geschikt voor is. Een bestuursvoorzitter hoeft bijvoorbeeld niet vanzelfsprekend de vergaderingen te leiden; misschien is een algemeen lid een betere vergadervoorzitter. De bestuursleden dienen wél over bepaalde kwaliteiten te beschikken:
Een voorzitter is het boegbeeld van de organisatie. Kernkwaliteiten: heeft hart voor de zaak, uitstraling past bij de profilering van de organisatie, netwerker, diplomatiek, heeft visie.
Een secretaris voert het secretariaat en stelt beleidsdocumenten op. Kernkwaliteiten: heeft overzicht, werkt nauwkeurig, kan organiseren
Een penningmeester voert de financiële administratie. Kernkwaliteiten: heeft financieel inzicht, is goed bereikbaar i.v.m. betalingen, kan adviseren en waarschuwen over financiële kwesties
Hoe zit het met verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid?
Ieder bestuurslid is verantwoordelijk voor de besluiten en het beleid van het gehele bestuur. Dus ook als het bestuur een besluit neemt waar u als bestuurslid niet achter staat, bent u daar toch medeverantwoordelijk voor.
‘Aansprakelijkheid’ verwijst naar de verplichting om eventuele schade te dragen. Doorgaans is de organisatie – als rechtspersoon – aansprakelijk. Maar let op: in enkele gevallen kunnen individuele bestuursleden persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. Dat is het geval als:
- de organisatie (nog) niet staat ingeschreven bij de KvK
- u de organisatie schade berokkent door ernstig verwijtbaar gedrag
- u de organisatie failliet gaat door wanbeleid. Let op: dit geldt ook als u geen bestuurslid meer bent, maar wel nog in de statuten staat vermeld
Hebben we statuten nodig?
Ja, organisaties die een rechtspersoon zijn, zijn wettelijk verplicht statuten op te stellen. In de statuten legt u vast hoe de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid precies geregeld is. Mag elk bestuurslid bijvoorbeeld zelf een contract ondertekenen? En bent u als medebestuurslid dan toch aansprakelijk?
Statuten vastleggen of wijzigen doet u via een notaris. Bent u geen bestuurslid meer, geef dat dan binnen een week door aan de Kamer van Koophandel.
Hebben we een huishoudelijk reglement nodig?
Nee, een huishoudelijk reglement is niet verplicht. Maar het is wel aan te raden. In een huishoudelijk reglement legt u namelijk relevante interne werkafspraken af. Dan kunnen daar later geen misverstanden over ontstaan.
Check:
- Details rond de besluitvorming en het stemmen: kan dat ook per email, wie verzorgt de correspondentie rond vergaderstukken
- Wie beheert het secretariaat, met o.a. het archief van alle contracten?
- Wie is aanspreekpunt voor de AVG?
- Wie is aanspreekpunt voor het Integraal Plan Veiligheidszorg?
- Wie heeft welke sleutels?
- Hoe verlopen afspraken rond verhuur van het kerkgebouw?
Goed bestuur
Sinds 1 juli 2021 is er de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen. Daarin staan regels voor goed bestuur.
Leg daarnaast ook vast in welke situaties bestuursleden kunnen weggestuurd. ‘Onvoldoende functioneren’, ‘onverenigbaarheid van belangen’, ‘geschonden integriteit’: wat houdt dit precies in en hoe ga je er als bestuur mee om? Het is goed om hierover na te denken voordat het aan de orde is: het zijn gevoelige kwesties.
Hoe kom ik aan nieuwe bestuursleden?
- Bespreek welke taken en verantwoordelijkheden uw bestuur als geheel dient te vervullen
- Bespreek welke capaciteiten, expertise en vaardigheden uw bestuur als geheel daarvoor nodig heeft
- Welke taken blijven liggen? Welke expertises en vaardigheden ontbreken? Op basis daarvan stelt u functieprofielen op
- Werf bestuursleden, ook buiten het eigen netwerk. Bijv onder leden, donateurs, medewerkers en vrijwilligers
- Kies bestuursleden met hart voor de zaak! Persoonlijke betrokkenheid en deskundigheid is veel belangrijker dan professionele functie of maatschappelijke status
- Vernieuwing is belangrijk, maar behoud van expertise en continuïteit zijn dat ook. Zorg voor een goede balans.
Tips
- Regel het bestuur van uw organisatie | Kamer van Koophandel
- Informatieblad Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen | Rijksoverheid
- Stappenplan opstellen beleid | VBMK Kennisbank
- Handboeken voor bestuursleden van stichtingen en verenigingen | NOV