Bestuur
Is uw organisatie een rechtspersoon, dan dient er een bestuur te zijn. Er moet immers iemand zijn die namens de organisatie bindende afspraken kan maken en die verantwoordelijk kan worden gehouden voor de gang van zaken. Het bestuur kan bestaan uit één of meer personen. Bestuurders van een stichting krijgen geen beloning.
Taken en verantwoordelijkheden van het bestuur
- Het beleid van de organisatie kan door anderen worden voorbereid of opgesteld, maar alleen het bestuur kan het beleid formeel vaststellen. Het bestuur is immers eindverantwoordelijk.
- Bestuursleden hebben tekenbevoegdheid. Ze kunnen contracten en overeenkomsten afsluiten.
- Zo kan een bestuur eventueel een directie benoemen om de dagelijkse gang van zaken te regelen. In dat geval is het bestuur de aangewezen partij om de directie aan te sturen, om functionerings- en beoordelingsgesprekken te houden, en om de directie eventueel te ontslaan.
- Zijn er geen betaalde krachten, dan stuurt het bestuur de vrijwilligers aan of huurt freelancers in.
- De relatie werkt twee kanten op: het bestuur is aanspreekpunt voor directie dan wel de vrijwilligers/freelancers. Het bestuur dient hen te ondersteunen, opdat zij hun werk goed kunnen uitvoeren.
Rol van het bestuur
Een bestuur kan twee rollen aannemen: leidinggevend of faciliterend. Leidinggevend: het bestuur neemt de initiatieven, zet beleidslijnen uit en zorgt ervoor dat de organisatie het beleid kan uitvoeren. Faciliterend: het bestuur ondersteunt de initiatieven en beleidslijnen die vanuit de organisatie/directie komen, en zorgt voor de middelen om het tot stand te brengen.
Bestuursleden
Vaak zijn er specifieke bestuursfuncties: voorzitter, secretaris, penningmeester, algemeen lid. Verdeel de bestuurstaken naar competenties van de bestuursleden. De voorzitter hoeft bijvoorbeeld niet automatisch de vergaderingen te leiden, misschien is een algemeen lid daar beter in. Sommige competenties hangen wél samen met de bestuursfunctie:
- Een voorzitter is het boegbeeld van de organisatie. Kernkwaliteiten: heeft hart voor de zaak, uitstraling past bij de profilering van de organisatie, netwerker, diplomatiek, heeft visie.
- Een secretaris voert het secretariaat en stelt beleidsdocumenten op. Kernkwaliteiten: heeft overzicht, werkt nauwkeurig, kan organiseren
- Een penningmeester voert de financiële administratie. Kernkwaliteiten: heeft financieel inzicht, is goed bereikbaar i.v.m. betalingen, kan adviseren en indien nodig waarschuwen over financiële kwesties
Statuten en huishoudelijk reglement
Organisaties die een rechtspersoon zijn, zijn wettelijk verplicht statuten op te stellen. Daarin legt u formeel vast hoe de organisatie functioneert, zodat duidelijk is wie welke verantwoordelijkheden heeft en waarvoor aansprakelijk is. Statuten vastleggen of wijzigen doet u via een notaris.
Een huishoudelijk reglement is niet verplicht, maar wel aan te raden. Hiermee legt u de relevante interne werkafspraken vast. U bepaalt zelf de inhoud. Bijvoorbeeld: hoe stemt het bestuur over besluiten; waar is het archief ondergebracht; wat is het sleutelprotocol; hoe verlopen afspraken voor de verhuur van het kerkgebouw.
Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid
Ieder bestuurslid is verantwoordelijk voor de besluiten en het beleid van het gehele bestuur. Ook als het bestuur een besluit neemt waar u als bestuurslid niet achter staat, bent u daar toch verantwoordelijk voor.
‘Aansprakelijkheid’ verwijst naar de verplichting om eventuele schade te dragen. Doorgaans is de organisatie, als rechtspersoon, aansprakelijk, maar let op: in enkele gevallen kunnen individuele bestuursleden persoonlijk aansprakelijk worden gesteld, namelijk:
- zolang de organisatie nog niet staat ingeschreven bij de KvK
- als u de organisatie schade berokkent door ernstig verwijtbaar gedrag
- als u geen bestuurslid meer bent, maar wel nog in de statuten staat vermeld en de organisatie door wanbeleid failliet gaat
Stappenplan inrichten bestuur
- Stel vast welke taken en verantwoordelijkheden het bestuur als geheel dient te vervullen
- Stel vast over welke capaciteiten, expertise en vaardigheden het bestuur als geheel moet kunnen beschikken
- Stel functieprofielen op, gebaseerd op de ontbrekende expertises en vaardigheden
- Werf bestuursleden, ook buiten het eigen netwerk. Bijv onder leden, donateurs, medewerkers en vrijwilligers
- Kies bestuursleden met hart voor de zaak! Persoonlijke betrokkenheid is belangrijker dan professionele functie of maatschappelijke status
- Zorg voor een goede balans tussen behoud van expertise en continuïteit enerzijds, en vernieuwing anderzijds
- Stel een gefaseerd rooster van aftreden/herbenoemen vast
- Leg vast wanneer bestuursleden kunnen worden weggestuurd. Bijv bij onvoldoende functioneren, onverenigbaarheid van belangen en integriteitskwesties. Expliciteer wanneer dat het geval is.
Meer lezen
- Regel het bestuur van uw organisatie | Kamer van Koophandel
- Stappenplan opstellen beleid | VBMK Kennisbank
- Handboeken voor bestuursleden van stichtingen en verenigingen | NOV