10-Punten check voor elk communicatieproduct
Vormgeving, auteursrecht, privacy: het zijn zaken waar u bij elk communicatieproduct mee te maken krijgt. Check met deze lijst of u niets over het hoofd heeft gezien.
1 – Gebruikt u tekst, foto’s of muziek die door iemand anders is gemaakt?
- Check het auteursrecht van de maker
- Heeft u toestemming om het te publiceren?
- Heeft u de credits duidelijk vermeld?
2 – Gebruikt u een foto, film of tekening waarop iemand herkenbaar staat afgebeeld?
- Check het auteursrecht van de maker
- Had de afgebeelde persoon opdracht gegeven tot het portret? Check het portretrecht
- Kunt u het publiceren met het oog op privacy?
3 – Geeft u opdracht tot het maken van teksten, beeldmateriaal, of het hele communicatieproduct?
- Check en regel het auteursrecht
- Leg afspraken rond de opdracht samen vast: bekijk de tips voor de briefing
- Organiseer intern wie wat aanlevert, wie contactpersoon is
4 – Voldoet alles aan de privacywetgeving?
- Check de privacywetgeving
- Check of de actie in overeenstemming is met uw eigen privacyreglement
5 – Is de vormgeving van uw communicatieproduct in orde?
- Sluit de vormgeving aan op uw communicatiedoel, doelgroep en boodschap?
- Sluit de vormgeving aan op uw profilering en huisstijl?
6 – Verschillende communicatieproducten: zijn ze op elkaar afgestemd?
Vaak zult u verschillende communicatieproducten naast elkaar inzetten. Het nieuws over de grote restauratie verspreidt u via een persbericht, via uw website én via sociale media. Check dan:
- Staan alle basisgegevens, zoals namen en data, in alle producten hetzelfde?
- Hebben alle producten dezelfde vormgeving? (tenzij er een goede reden is om ervan af te wijken)
- Plaats één centraal bericht op uw website, en verwijs daarnaar in uw andere producten: uw website kunt u makkelijk aanpassen als er iets verandert
7 – Is alles goed afgestemd met de andere partijen die erbij zijn betrokken?
De historische kring wil een tentoonstelling houden in uw kerkgebouw: wie doet dan wat? Zijn er verschillende partijen betrokken bij een communicatieproduct, maak dan goede afspraken over:
- Communicatiedoel, doelgroep, boodschap, vormgeving en profilering
- Welke organisatie is (eind)verantwoordelijk?
- Onderlinge taakverdeling: wie levert wat aan?
- Planning en deadlines
- Welke organisatie is afzender? Welke logo’s worden vermeld? Wat komt in het colofon?
- Hoe wordt het communicatieproduct verspreid? Wie coördineert? Wie stelt de verzendlijst op?
- Privacyregels
- Auteursrecht
- Verdeling van kosten en opbrengsten
8 – Heeft u een goede verzendlijst voor de verspreiding van uw communicatieproduct?
Hoe zorgt u ervoor dat uw nieuwsbrief of flyer bij de juiste mensen terecht komt?
- Bekijk de tips voor het opstellen en gebruiken van verzendlijsten
9 – Is uw digitale account veilig?
10 – Is uw product goed gearchiveerd?
Help uw medewerkers bij het vinden en delen van de juiste communicatieproducten:
- Archiveer oude versies van folders en boeken. Berg overtollige producten op of gooi ze weg. Doe dat zowel met papieren als digitale versies
- Leg de nieuwe en definitieve versies klaar voor het grijpen: leg ze vooraan in de kast en in het digitale archief. Berg conceptversies op of gooi ze weg
- Nieuwe website? Borg eerst de artikelen van de oude website
Laatste check van deze pagina: 10 februari 2024