Secretariaat
Het secretariaat is het centrale punt waar alle informatie rond uw organisatie samenkomt, en die van daaruit gedeeld kan worden. Wat brengt u onder bij het secretariaat?
Adreslijsten
Streef naar één volledig moederbestand dat voor alle verschillende doeleinden kan worden gebruikt. Als er verschillende adreslijsten naast elkaar in omloop zijn, ontstaan er fouten.
Gebruik een eenvoudig systeem of een speciaal softwarepakket voor ‘customer relationship management (crm)’. Daarin kunt u naast adresgegevens ook andere informatie van uw contacten opnemen, zoals contracten, betalingsoverzichten, gespreksverslagen en abonnementen.
Welk systeem u ook gebruikt, bedenk:
- Voldoet het systeem aan de privacywetgeving?
- Hoe beveiligt u het systeem tegen technische storingen?
- Hoe houdt u de contactgegevens actueel?
Contracten en overeenkomsten
- Werknemers en vrijwilligers
- Inkoop en verkoop
- Huur en verhuur
- Toelevering (catering, audiovisueel)
- Verzekeringen
Relevante overzichten en documenten
- Beleidsplannen, jaarverslagen
- Vrijwilligersbeleid
- Communicatiebeleid
- Huisstijl: afspraken en formats
- Integraal Plan Veiligheidszorg
- Protocol crisiscommunicatie
- Calamiteitenkaart
- Inventarisatie inboedel
- Onderhoud- en restauratiewerkzaamheden
- (Ver)bouwplannen
- Publicaties
- Nieuwsbrieven
- Berichtgevingen vanuit bestuur of directie
Archief
Alle informatie en documenten brengt u onder in een archief. Een goed archief is:
- Volledig: alle relevante documenten staan op één plek bij elkaar.
- Actueel: laat iemand verantwoordelijk zijn voor het actueel houden van het archief
- Toegankelijk: ook anderen moeten documenten makkelijk kunnen vinden. Leg een logische mappenstructuur aan; plaats definitieve stukken ‘voor het grijpen’. Geef mappen en bestanden korte en duidelijke namen; maak het makkelijk om bestanden chronologisch of alfabetisch te ordenen. Stem de ordening van uw digitale, papieren én e-mailarchief op elkaar af.
- Beschermd: houd updates en upgrades bij van de digitale systemen; bescherm de systemen tegen virussen. Let erop dat oude bestanden leesbaar blijven. Maak back-ups en bewaar die op een andere locatie. Voldoe aan de richtlijnen van de AVG.
Tips
- Checklist opzetten secretariaat | Management Support
- Wat is archiveren | Nationaal Archief
- Handleiding digitaal archiveren | Nationaal Archief
- ‘Leidraad digitaal archiveren’ (Regionaal Archief Nijmegen, 2018)
- Overzicht van duurzame bestandsformaten | DANS
- Privacywetgeving | VBMK Kennisbank
- Digitale veiligheid | VBMK Kennisbank