Secretariaat

Het secretariaat is het centrale punt waar alle informatie rond uw organisatie samenkomt, en die van daaruit gedeeld kan worden. Om welke informatie gaat het, en op welke manier dient het secretariaat daar zorg voor te dragen?

Archief

Het secretariaat beheert het archief. Een goed archief is:

  • Volledig: breng alle documenten op één plek bij elkaar.
  • Actueel: laat iemand verantwoordelijk zijn voor het actueel houden van het archief
  • Toegankelijk: ook anderen moeten documenten makkelijk kunnen vinden. Leg een logische mappenstructuur aan; plaats definitieve stukken ‘voor het grijpen’. Geef mappen en bestanden korte en duidelijke namen; maak het makkelijk om bestanden chronologisch of alfabetisch te ordenen. Stem de ordening van uw digitale, papieren én e-mailarchief op elkaar af.
  • Beschermd: houd updates en upgrades bij van de digitale systemen; bescherm de systemen tegen virussen. Let erop dat oude bestanden leesbaar blijven. Maak back-ups en bewaar die op een andere locatie. Voldoe aan de richtlijnen van de AVG.

Adreslijsten

Streef naar één volledig en actueel moederbestand dat voor alle verschillende doeleinden kan worden gebruikt.

Customer relationship management (crm): software pakket voor alle adresgegevens en overige informatie van uw contacten (bijv: contracten, betalingsoverzichten, gespreksverslagen.

Welk systeem u ook gebruikt, bedenk:

  • Voldoet het aan de privacywetgeving?
  • Hoe beveiligt u het tegen technische storingen?
  • Hoe houdt u de gegevens actueel?

Contracten en overeenkomsten

  • Werknemers en vrijwilligers
  • Inkoop en verkoop
  • Huur en verhuur
  • Toelevering (catering, audiovisueel)
  • Verzekeringen

Overzichten en documenten

Tips

Laatste check van deze pagina: 1 juni 2021