Stappenplan: Hoe vraag ik een subsidie of fonds aan?
In Nederland zijn allerlei subsidies en fondsen beschikbaar om activiteiten te ondersteunen die van maatschappelijk belang zijn. Ze financieren daarom meestal niet het dagelijkse werk van organisaties, maar wel afgebakende projecten. Subsidies – van de overheid – zijn meestal bedoeld om beleid te helpen uitvoeren. Met fondsen willen bedrijven, organisaties of particuliere geldgevers investeren in activiteiten die zij waardevol vinden.
Heeft u een financieel steuntje in de rug nodig? Bedenk dan eerst goed wat u precies beoogt en waarom, en zoek dan naar een partij die daar ook in is geïnteresseerd.
Stap 1 – Stel een projectplan op
Een goed projectplan – of het nu gaat om een dansvoorstelling of de renovatie van de klokkentoren – geeft antwoord op de volgende vragen:
- Wat wilt u gaan doen?
- Waarom wilt u dat gaan doen?
- Wat is het belang ervan? Niet alleen voor uw eigen situatie, maar ook in het algemeen?
- Hoe wilt u het gaan aanpakken, wat is de methode, de strategie?
- Welke activiteiten wilt u gaan uitvoeren?
- Hoe is de organisatie? Wie voert de activiteiten uit? Wie coördineert? Wie is eindverantwoordelijk?
- Welke resultaten zal het project opleveren, welke concrete producten of diensten?
- Welke publiciteit levert het project op?
- Wat is de looptijd? Hoe is de planning?
- Welke stakeholders zijn erbij betrokken?
- Met welke partijen wilt u samenwerken en hoe is de taakverdeling?
- Zijn er eventuele risico’s te voorzien? Hoe gaat u daarmee om?
- Hoe gaat u het project evalueren?
- Hoe is het project organisatorisch ingebed? Wie is contactpersoon?
- Hoe sluit het project aan op uw missie en visie?
Ook zorgt u voor een goede financiële onderbouwing:
- Welke middelen en inzet zijn nodig om voor het project?
- Wat kan uw organisatie zelf bijdragen, financieel en in natura?
- Kunt u deze inzet garanderen?
- Zijn er andere partijen bereid om bij te dragen?
- Welke financiële risico’s zijn er en hoe wilt u die verkleinen?
Stap 2 – Zoek een passende subsidie of fonds
Zoek een fonds dat bij uw activiteiten past, en let daarbij vooral op het algemeen belang waar het fonds zich voor wil inzetten. Wilt u een subsidie aanvragen? Verdiep u dan in het overheidsbeleid waar de subsidie op is gebaseerd. Kijk met die ogen eens opnieuw naar uw projectvoorstel: komt de aansluiting goed naar voren?
Biedt de subsidie- of fondsgever een aanvraagformulier aan, probeer alle relevante informatie uit uw projectplan dan een goede plek te geven.
Let bij de keuze van een fonds of subsidie ook op de aanvraagtermijn en de deadlines. Past dat bij uw planning?
Stap 3 – Houd contact
Is uw aanvraag goedgekeurd? Blijf contact houden met het fonds:
- Houd de voortgang van het project bij, zodat u desgewenst hierover verslag kunt doen. Bij een omvangrijk of complex project kan dat met een logboek. Zo houdt u het overzicht van alle keuzes en gebeurtenissen
- Meld (verwachte) afwijkingen van het projectplan op tijd
Stap 4 – Sluit het project goed af
Na afloop van het project stelt u de eindevaluatie op, zowel voor uw interne administratie als voor de fonds- of subsidiegever. Lever die tijdig aan. Wees open over activiteiten die niet zijn uitgevoerd of gelukt, en vertel hoe u dit heeft opgevangen. Artikelen die over het project zijn gepubliceerd, kunt u meesturen. Net als foto’s die het fonds kan gebruiken in de eigen communicatie.
Waar vind ik fondsen en subsidies?
- Overzicht van fondsen in Nederland | Branchevereniging FIN
- Subsidies en fondsen voor cultureel erfgoed | Erfgoedhuis Zuid-Holland
- Zie ook: Subsidies voor kerkbeheerders