Stappenplan vruchtbaar vergaderen
Vergaderingen zijn niet bedoeld om de deelnemers bij te praten, maar om samen vérder te komen. Besteed dus geen vergadertijd aan zaken die u van tevoren al had kunnen delen.
Stap 1: organiseer de vergaderingen
- Leg een vaste dag en tijd vast voor de vergaderingen. Houd de planning vast om de continuïteit te waarborgen.
- Zorg voor een competente vergadervoorzitter en een competente secretaris/notulist
- Afmelders kunnen hun inbreng van tevoren delen; deel hun inbreng in de vergadering en in het verslag
- Zorg voor vaste vervangers, zodat de vergadergroep niet steeds wisselt
- Laat de agenda en het verslag aansluiten op de beleidscyclus
Stap 2: investeer in een goede voorbereiding
Voor een vruchtbare vergadering is een goede voorbereiding onontbeerlijk.
Organiseert u de vergadering: stuur ruim van tevoren een geannoteerde agenda rond, opdat iedereen zich kan inlezen en voorbereiden. Vraag rond naar aanvullingen op de agenda. Bespreek van tevoren doel en prioriteiten met de vergadervoorzitter.
Neemt u deel aan een vergadering: bereid de vergadering voor. Neem de stukken door, doe uw huiswerk. Moet u zich afmelden: deel uw inbreng van tevoren; en/of regel een vervanger en neem de vergadering met hem/haar door.
Een vergaderagenda bevat de volgende punten:
- Opening en mededelingen
- Vaststellen agenda
- Vaststellen notulen vorige vergadering
- Ingekomen stukken
- Inhoudelijke punten
- Wat verder ter tafel komt
- Afsluiting
Tips
- Noem in de uitnodiging de vergaderdeelnemers en introduceer nieuwe deelnemers
- Voeg een overzicht van ‘ ingekomen stukken’ toe aan de agenda; neem eventueel de stukken zelf op in de bijlagen
- Beschrijf elk inhoudelijk punt als volgt:
- Onderwerp
- Is het punt: (a) ter kennisname, (b) ter bespreking, of (c) ter besluitvorming
- Vat de inhoud samen: wat is de stand van zaken; wat is al bekend; welke vragen zijn nog onbeantwoord
- Welke keuzes/opties lijken mogelijk; wat zijn de overwegingen daarbij
- Dienen de vergaderdeelnemers iets voor te bereiden?
- Voeg eventuele toelichtende stukken toe aan de bijlagen.
- Willen de deelnemers informeel bijpraten: plan daarvoor tijd in na afloop van de vergadering, zodat u de vergadering zelf zakelijk kunt houden
Stap 3: vergader efficiënt
- Houd een eventuele kennismakingsronde zeer kort. Laat liever naambordjes neerzetten.
- Beperk het agendapunt ‘mededelingen’ tot meldingen die direct betrekking hebben op de vergadering zelf: iemand is verlaat, er wordt een ontruimingsoefening gehouden.
- Stel doel en prioriteiten van de vergadering vast. Check of de (volgorde) van de agendapunten daarmee in overeenstemming is.
- Heeft u een geannoteerde agenda rondgestuurd, dan hoeft u de ingekomen stukken en de inhoudelijke punten niet op te lezen.
- Deel de ingekomen aanvullingen van deelnemers die niet aanwezig konden zijn.
Stap 4: maak goede notulen
- Neem het maken van notulen serieus. Ze dienen:
- als geheugensteuntje voor gemaakte werkafspraken
- ter verantwoording en bewijs van genomen besluiten
- ter informatie voor mensen die niet aanwezig konden zijn
- Laat het verslag aansluiten op de geannoteerde agenda.
- Formuleer kort en bondig, maar ook begrijpelijk voor een buitenstaander.
- Verwerk de opmerkingen die per e-mail zijn binnengekomen van deelnemers die zich moesten afmelden
- Stuur het conceptverslag binnen een week rond, verzamel correcties, en stuur de gecorrigeerde versie als bijlage met de volgende agenda mee. Op die vergadering hoeft u dan slechts de aangepaste versie formeel goed te keuren en niet meer te bespreken.
Stap 5: integreer de vergaderingen in de beleidscyclus
- Gebruik het verslag als uitgangspunt voor de agenda van de volgende vergadering. Aan het einde van het jaar heeft u dan de basis voor uw jaarverslag.
Meer lezen
- Verschillende vergadervormen | Carrièretijger
- Notuleren | Notuleren.nl
- Stappenplan opstellen beleid | VBMK Kennisbank