Stappenplan vruchtbaar vergaderen

Vergaderingen zijn niet bedoeld om de deelnemers bij te praten, maar om samen verder te komen. Besteed geen vergadertijd aan zaken die u van tevoren al had kunnen delen.

1. Organisatie

  • Leg een vaste dag en tijd vast voor de vergaderingen. Houd de planning vast om de continuïteit te waarborgen.
  • Zorg voor een goede vergadervoorzitter en secretaris
  • Afmelders kunnen hun inbreng van tevoren delen; deel hun inbreng in de vergadering en in het verslag
  • laat de agenda en het verslag aansluiten op de beleidscyclus

2. Investeer in een goede voorbereiding

Voor een vruchtbare vergadering is een goede voorbereiding onontbeerlijk. Stuur ruim van tevoren een geannoteerde agenda rond, opdat iedereen zich kan inlezen en voorbereiden. Vat bij elk punt samen:

  • Is het punt: (a) ter kennisname (b) ter bespreking of (c) ter besluitvorming
  • Wat is de stand van zaken, wat is er al bekend, welke vragen liggen er nog
  • Welke opties lijken mogelijk en wat zijn de overwegingen daarbij
  • Verwijs naar toelichtende stukken in de bijlagen
  • Voeg een overzicht van de ‘ingekomen stukken’ toe; neem ze eventueel op in de bijlagen
  • Vraag rond naar aanvullingen op de agenda
  • Kunt u niet deelnemen? Deel uw inbreng per mail met de voorzitter en secretaris. En/of bespreek het met uw vervanger.

3. Efficient vergaderen

  • Zorg voor een vergadervoorzitter die het gesprek goed kan leiden
  • Neem de agenda met hem/haar door; bespreek doel en prioriteiten van de vergadering
  • Zorg voor een goede notulist
  • Willen de deelnemers informeel bijpraten: plan daarvoor tijd in na afloop van de vergadering, zodat u de vergadering zelf zakelijk kunt houden
  • Beperk het agendapunt ‘mededelingen’ tot meldingen die direct betrekking hebben op de vergadering zelf
  • Deel de ingekomen aanvullingen van deelnemers die niet aanwezig konden zijn
  • Zorg voor vaste vervangers, zodat de vergadergroep niet steeds wisselt

4. Notulen

  • Neem het maken van notulen serieus. Ze dienen:
    • ter informatie voor mensen die niet aanwezig konden zijn
    • als geheugensteuntje voor gemaakte werkafspraken
    • ter verantwoording en bewijs van genomen besluiten
  • Formuleer kort en bondig, maar ook begrijpelijk voor een buitenstaander.
  • Verwerk de opmerkingen die per e-mail zijn binnengekomen door deelnemers die zich moesten afmelden
  • Stuur het conceptverslag binnen een week rond en verzamel correcties. Op de volgende vergadering hoeft u dan nog slechts de aangepaste versie formeel goed te keuren.

5. Integreer de vergaderingen in de beleidscyclus

  • Laat het verslag aansluiten op de geannoteerde agenda. En gebruik het daarna als uitgangspunt voor de agenda van de volgende vergadering. Zo wordt het de basis voor uw jaarverslag.

Meer lezen

 

Laatste check van deze pagina: 1 juni 2021