Stappenplan vruchtbaar vergaderen
Vergaderingen zijn lang niet altijd nuttig. Hoe zorg je ervoor dat vergaderingen wél zinvol zijn? De sleutel: besef dat vergaderingen niet zijn bedoeld om iedereen bij te praten, maar om samen vérder te komen. Besteed dus geen vergadertijd aan zaken die u van tevoren al had kunnen delen. Zorg voor een goede voorbereiding en vraag dat ook van de deelnemers.
Stap 1: organiseer de vergaderingen
- Leg een vaste dag en tijd vast voor de vergaderingen. Houd de planning vast om de continuïteit te waarborgen, ook als meerdere deelnemers zich afmelden.
- Afmelders kunnen hun inbreng van tevoren delen. Zorg ervoor dat deze inbreng in de vergadering én in het verslag wordt meegenomen.
- Zorg van tevoren voor een competente vergadervoorzitter en een competente secretaris/notulist. Een goede vergadervoorzitter: zal ervoor zorgen dat het doel van de vergadering wordt bereikt; kan de discussie helder samenvatten; en kan inschatten of er voldoende draagvlak is voor een besluit.
- Vergadert u regelmatig met vertegenwoordigers van organisaties? Vraag dan om vaste personen, zodat de groep niet steeds wisselt. En vraag om mensen die met het mandaat van de organisatie kunnen meepraten.
- Laat de agenda en het verslag aansluiten op de beleidscyclus.
- Vermoed u dat de deelnemers graag even met elkaar bijpraten, ruim daar dan tijd voor in vóór of na de vergadering, zodat u tijdens de vergadering zelf aan het werk kan.
Stap 2: investeer in een goede voorbereiding
Voor een vruchtbare vergadering is een goede voorbereiding onontbeerlijk. Spreek van tevoren de vergadering door met de vergadervoorzitter. Wat heeft prioriteit, wat is urgent?
Hieronder leest u per agendapunt wat u kunt voorbereiden:
1. Opening en welkom
De voorzitter zal de vergadering openen en nieuwe leden welkom heten. Introduceer hen alvast in de uitnodiging voor de vergadering.
2. Mededelingen
Doe alleen mededelingen die betrekking hebben op het verloop van de vergadering, zoals: een vergaderlid is verlaat, er wordt straks een ontruimingsoefening gehouden… Alle andere onderwerpen horen ofwel onder de inhoudelijke punten ofwel onder ‘Wat verder ter tafel komt’.
3. Ingekomen stukken
Dit punt staat vaak op de agenda, maar is eigenlijk overbodig. Veel ‘ingekomen stukken’ zijn niet relevant voor de vergadering: nieuwsbrieven of jaarverslagen van andere organisaties, adreswijzigingen, bestellingen… Is er wél iets te bespreken, dan wordt het een inhoudelijk agendapunt.
4. Vaststellen agenda
Stuur ruim van tevoren een concept-agenda rond met de onderwerpen die op de vergadering aan bod zullen komen. Vraag naar aanvullingen op de agenda.
Heeft u alle agendapunten binnen, dan stelt u een geannoteerde agenda op (zie verderop). Die stuurt u ruim op tijd naar de deelnemers, zodat iedereen zich kan voorbereiden. Op de vergadering zelf is het vaststellen van de agenda dan slechts een snelle check.
5. Vaststellen conceptnotulen vorige vergadering
Bij een goede voorbereiding hoeven de conceptnotulen tijdens de vergadering slechts te worden vastgesteld (zie onder Notulen).
6. Inhoudelijke punten
De inhoudelijke punten zijn de kern van de vergadering. Om er efficiënt aan te werken, stelt u een geannoteerde agenda op. Bij elk inhoudelijk punt noteert u:
- Het onderwerp
- Het doel van de bespreking: is het punt: (a) ter kennisname, (b) ter bespreking, of (c) ter besluitvorming?
- Vat de inhoud van de kwestie kort en overzichtelijk samen: wat is de stand van zaken; wat is er over bekend; welke vragen zijn nog onbeantwoord? Voeg niet klakkeloos een document toe in de bijlage zodat de deelnemers zelf moeten uitzoeken waar het om gaat.
- Als het onderwerp ter besluitvorming is: welke opties lijken mogelijk; wat zijn de overwegingen daarbij?
- Dienen de vergaderdeelnemers iets voor te bereiden? Bijvoorbeeld: intern advies inwinnen, gegevens nazoeken, een conceptartikel doorlezen…?
Zorg voor een logische volgorde van de agendapunten. En zorg ervoor dat er voldoende tijd is om de dringende kwesties te bespreken.
7. Wat verder ter tafel komt
Dit agendapunt geldt slechts als ‘ overloop’ tijdens de vergadering. Alle punten die van tevoren bekend zijn, horen namelijk onder de inhoudelijke punten.
8. Afsluiting
Er zal een datum voor de volgende vergadering worden geprikt. De voorzitter zal de vergadering officieel sluiten.
Stap 3: vergader efficiënt
- Houd een eventuele kennismakingsronde kort. Zet naambordjes neer als er nieuwe leden zijn.
- Onder ‘Vaststellen van de agenda’ noemt u het doel en de prioriteiten van de vergadering, en checkt u of de volgorde van agendapunten nog klopt; bijvoorbeeld omdat iemand onverwachts eerder weg moet.
- Heeft u een geannoteerde agenda rondgestuurd, geef dan niet toe aan de verleiding om alle informatie alsnog op te lezen.
- Deel de ingekomen aanvullingen van deelnemers die niet aanwezig konden zijn.
- Duikt er een nieuw gespreksonderwerp op: stel de bespreking ervan uit tot het agendapunt ‘Wat verder ter tafel komt’.
Stap 4: maak goede notulen
Goede notulen zijn heel belangrijk! Ze dienen:
- Als geheugensteuntje voor gemaakte werkafspraken. Noteer daarom duidelijk wie wat zal doen.
- Als bewijs en verantwoording van genomen besluiten:
- Noteer expliciet en concreet welk besluit is genomen en waarom
- Maak een aantekening als een deelnemer niet bij het nemen van het besluit aanwezig was, bijvoorbeeld omdat hij/zij vroeger weg moest
- Formuleer kort en bondig, maar wel begrijpelijk voor buitenstaanders
- Ter informatie voor mensen die niet aanwezig konden zijn.
Tips
- Laat het verslag aansluiten op de geannoteerde agenda en niet op het verloop van de vergadering. Lopen de gespreksonderwerpen door elkaar heen, plaats ze dan onder het juiste onderwerp in de notulen.
- Verwerk de opmerkingen die per e-mail zijn binnengekomen van deelnemers die zich moesten afmelden
- Stuur het conceptverslag binnen een week rond, en verzamel en verwerk correcties. Stuur de gecorrigeerde versie als bijlage met de volgende agenda mee. Op die vergadering hoeft u dan slechts de aangepaste versie formeel goed te keuren en niet meer te bespreken.
Stap 5: integreer de vergaderingen in de beleidscyclus
Gebruik de notulen als uitgangspunt voor de agenda van de volgende vergadering. Aan het einde van het jaar heeft u dan de basis voor uw jaarverslag.