Stappenplan vrijwilligers werven
1. Bepaal het doel van de werving
Als u uw vrijwilligersbeleid hebt opgesteld en u duidelijk voor ogen hebt welke rol vrijwilligers bij u spelen, kan het werven beginnen. Waar bent u precies naar op zoek? Zoekt u inzet voor een project (korte termijn) of voor de organisatie als geheel (lange termijn)?
2. Stel een functieprofiel op
Een praktische taakomschrijving geeft vaak meer flexibiliteit dan een vastomlijnde functieomschrijving.
- Taken en werkzaamheden
- Doel van de inzet
- Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
- Betreft het een project met bepaalde looptijd of voor onbepaalde tijd
- Benodigde tijdsinvestering per week
- Werkdagen en -tijden: vast, in overleg, of zelf in te delen
- Locatie werkzaamheden
- Vereiste kennis, vaardigheden, capaciteiten, ervaring
- Aanbod aan ondersteuning, training, begeleiding
3. Organiseer de wervingsprocedure
- Wie is verantwoordelijk voor de werving en voor de selectie, wie is contactpersoon
- Bepaal het budget voor de vrijwilliger en voor de wervingsprocedure
- Bepaal de planning
- Zorg voor één centraal punt waar alle sollicitaties worden verzameld
- Garandeer een nette afhandeling: snelle ontvangstbevestiging, duidelijkheid over de procedure, tijdige beslissingen
- Let op de eisen van de privacywetgeving
- Bereid de inwerkprocedure voor
Tips
4. Bepaal uw communicatiestrategie
Vrijwilligers werven kunt u beschouwen als een vorm van marketing.
- Wat is uw doelgroep. Bijv: jongeren/ouderen; hoogopgeleid/praktisch geschoold, lokaal/regionaal; uit welke sector
- Met welke communicatiemiddelen kunt u hen het beste bereiken
- Wat kunt u inzetten om hen te overtuigen. Bijv: gezellige organisatie; goede vergoedingen; trainingsaanbod; uw imago
- Formuleer uw boodschap: zet het functieprofiel om in een aantrekkelijke, wervende vraag
- Pas de stijl aan de doelgroep aan. Bijv: aanspreekvorm; zakelijk/creatief/populair; kort/uitgebreid
Tips
- Stappenplan opzetten communicatieactiviteit | VBMK Kennisbank
- Schrijf een wervende vrijwilligersvacature | Erfgoedvrijwilliger
5. Publiceer uw vacature
- Ontwikkel uw communicatieproduct. Bijv: flyer, advertentie, digitale oproep
- Zoek geschikte communicatiekanalen. Bijv: bibliotheek, vacaturebanken, lokale/regionale kranten, erfgoedorganisaties, opleidingsinstituten, sociale media
- Maak de vacature eerst intern bekend aan alle medewerkers
Vacaturesites
6. Selecteer kandidaten
- Stuur alle sollicitanten direct een ontvangstbevestiging. Leg de procedure uit.
- Houd u een voorselectie? Let op de minimaal benodigde competenties. Soms hebben kandidaten extra kwaliteiten en/of kunnen ze de gewenste vaardigheden bijleren.
- Ga niet in zee met kandidaten die bij voorbaat weinig kansrijk zijn.
- Nodig kandidaten uit voor een kennismakingsgesprek. Laat bij allen dezelfde onderwerpen aan bod komen.
- Onderzoek samen of de kwaliteiten van de kandidaat passen bij de functie en uw organisatie.
- Kijk of de kandidaat in de groep past.
- Geen match? Wijs de kandidaat niet meteen af, maar onderzoek eerst of een functie elders in de organisatie beter past.
- Stuur alle sollicitanten bericht met de uitkomst.
Meer tips
Laatste check van deze pagina: 1 juni 2021