Stappenplan vrijwilligers werven

Het behoud en beheer van onze kerkgebouwen staat of valt met de mensen die er tijd, energie en liefde in willen steken. De meerderheid van die helpende handen doet dat onbetaald. Hoe komt u aan (nieuwe) vrijwilligers, en hoe zorgt u ervoor dat ze hun werk zo goed en plezierig mogelijk kunnen doen? Dit stappenplan helpt u op weg.

Wat geldt eigenlijk als ‘vrijwilligerswerk’?

Voor de overheid telt werk als ‘vrijwilligerswerk’ als het aan bepaalde voorwaarden voldoet:

• Het werk is in het algemeen belang of in een bepaald maatschappelijk belang
• Het werk heeft geen winstoogmerk
• Het werk kost de arbeidsmarkt geen banen en komt niet in de plaats van een betaalde baan

1. Begin met een visie op vrijwilligerswerk

Werken met vrijwilligers is niet iets dat u ‘erbij doet’. Pak uw algemene beleidsplannen erbij. Wat kunnen vrijwilligers hieraan bijdragen? En wat heeft uw organisatie vrijwilligers te bieden?

Check:

• Hoe passen vrijwilligers bij uw missie en visie, bij uw handelsmerk?
• Welke meerwaarde hebben vrijwilligers voor uw organisatie?
• Wat wilt u met de inzet van vrijwilligers bereiken? Maak onderscheid tussen vrijwilligerswerk voor projecten (korte termijn) en voor de organisatie (lange termijn)
• Welke plek hebben vrijwilligers in uw organisatie? Hoe is de afbakening en verhouding tussen betaalde krachten, vrijwilligers en stagiairs? Hoe is de verhouding tussen projectvrijwilligers en vaste vrijwilligers?
• Zijn er (minimale) eisen die u aan uw vrijwilligers stelt? Bijv: doelgroep, beschikbaarheid, basiskennis…?
• Hoe organiseert u de werving van vrijwilligers?
• Hoe organiseert u de begeleiding van vrijwilligers, wie draagt zorg voor hen? Is er een vrijwilligerscoördinator? Welke taken en verantwoordelijkheden heeft hij/zij?
• Is er een (standaard) inwerkplan?
• Waarom kan het voor vrijwilliger aantrekkelijk zijn zich in te zetten voor uw organisatie?
• Wat kunt u vrijwilligers bieden aan: vergoeding, waardering, scholing?
• Hoe organiseert u het beëindigen van de samenwerking?

Tips

• Wat komt er allemaal kijken bij het werken met vrijwilligers?
• Check uw vrijwilligersbeleid | NOV
• Handleiding voor vrijwilligersbeleid in musea (VSBfonds e.a., 2016)
• De grens tussen vrijwilligers en beroepskrachten | NOV
• Kijk ook bij: Diversiteit en Inclusie

2. Bepaal het doel van de werving

Waar gaat het u precies om? Zoekt u inzet voor een project (korte termijn) of voor de organisatie als geheel (lange termijn)? Is het misschien ook een goede manier om nieuwe groepen mensen bij uw organisatie betrekken? Of om uw kring van vrijwilligers te professionaliseren? En: zoekt u een ‘gewone’ vrijwilliger, of kunt u er ook een stageplaats van maken of een leerbaan?

• Hoe bied ik een stageplek of leerbaan aan? | KvK
• Hoe werf ik jongeren voor een ‘maatschappelijke diensttijd’?

3. Stel uw vacature op

In plaats van een functieprofiel (‘bestuurslid’, ‘receptiemedewerker’, ‘gids’) is het vaak makkelijker werven als u een goed overzicht biedt van wat de vrijwilligerstaak precies inhoudt.

Check:

• Wat zijn de taken en werkzaamheden?
• Wat is het doel van de inzet?
• Welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden krijgt de vrijwilliger?
• Gaat het om een project met bepaalde termijn of voor onbepaalde tijd?
• Hoeveel uur per week is er voor nodig?
• Gaat het om vaste werkdagen en -tijden, of is het in overleg te regelen?
• Op welke locatie komt de vrijwilliger te werken?
• Welke kennis, vaardigheden, capaciteiten, ervaring is minimaal vereist?
• Wat kunt u bieden aan ondersteuning, training, begeleiding?

4. Organiseer de wervingsprocedure

Voordat u de vacature de wereld in stuurt, checkt u of de wervingsprocedure in orde is. Vergeet ook niet om uw medewerkers op de hoogte te houden van de werving en selectie.

Check:

• Wat is de planning voor de wervingsprocdure? Is er een deadline?
• Wie is verantwoordelijk voor de werving en voor de selectie?
• Kunt u een nette afhandeling garanderen? D.w.z.: een snelle ontvangstbevestiging op de vacature, duidelijkheid over de procecure, en een tijdige beslissing
• Ligt de inwerkprocedure klaar?

4. Maak uw vacature

Het werven van vrijwilligers kunt u zien als een vorm van marketing: hoe vinden vraag en aanbod elkaar?

Check:

• Wat is uw doelgroep? Bijv: jongeren of ouderen; theoretisch of praktisch geschoold, lokaal of regionaal; uit een bepaalde sector….?
• Met welke media kunt u hen het beste bereiken? Lokale krant, sociale media, persoonlijk contact…?
• Hoe kunt u de functie voor hen zo aantrekkelijk mogelijk maken? Bijv: gezellige organisatie, goede vergoedingen, uw trainingsaanbod, uw imago?
• Welke stijl past het beste bij uw doelgroepen? Snel en modern, zakelijk, degelijk…?
• Welk communicatieproduct zet u in? Bijv: advertentie, sociale media, flyer…?
• Via welke kanalen verspreidt u de vacature? Bijv: bibliotheek, vacaturebank, regionale krant…

Tips

• Kijk ook bij: Hoe zet ik een communicatieactiviteit op?
• Kijk ook bij: Marketing
• Hoe schrijf ik een wervende vrijwilligersvacature? | Erfgoedvrijwilliger

Vacaturesites voor (erfgoed)vrijwilligers

• Erfgoedstem
• Erfgoedvrijwilliger
• NL voor elkaar
• De jaarlijkse landelijke klusdag NLdoet van het Oranje Fonds

5. Selecteer kandidaten

• Stuur alle sollicitanten direct een ontvangstbevestiging; vertel over de procedure
• Houd u een voorselectie? Leg reacties niet te snel weg, maar let eerst op de competenties die echt noodzakelijk zijn voor de functie. Sommige vaardigheden kunnen mensen bijleren. Wie weet brengt een kandidaat iets extra’s mee.
• Ga niet in zee met kandidaten die bij voorbaat weinig kansrijk zijn.
• Nodig kansrijke kandidaten uit voor een kennismakingsgesprek. Laat bij allen dezelfde onderwerpen aan bod komen.
• Onderzoek samen met de kandidaat of diens kwaliteiten aansluiten op de gevraagde taken en op uw organisatie. Zou de kandidaat in de groep passen?
• Geen match? Check of de kandidaat in uw bestand wil blijven staan voor een volgende vacature
• Stuur alle sollicitanten bericht met de uitkomst.

6. Behoud en beheer van uw vrijwilligers

Vrijwilligers doen hun werk niet om er geld mee te verdienen. Wel kunt u op andere manieren hun inzet aan tijd, energie en liefde belonen. Bovendien hebben vrijwilligers bepaalde rechten en plichten. Hoe houdt u de samenwerking zo vruchtbaar en plezierig mogelijk?

• Lees meer over het werken met vrijwilligers

Meer tips

Over vrijwilligerswerk in het algemeen

• De rijksoverheid over vrijwilligerswerk 
• De RVO over vrijwilligerswerk
• Platform van de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV)
• Movisie over vrijwilligerswerk
• Platform Erfgoedvrijwilliger

Over het werven van vrijwilligers

• Vrijwilligers werven | NOV
• Een voorbeeld van een Vrijwilligersovereenkomst

Laatste check van deze pagina: 1 augustus 2023