Stappenplan vrijwilligers werven

1. Bepaal het doel van de werving

Als u uw vrijwilligersbeleid hebt opgesteld en u duidelijk voor ogen hebt welke rol vrijwilligers bij u spelen, kan het werven beginnen. Waar bent u precies naar op zoek? Zoekt u inzet voor een project (korte termijn) of voor de organisatie als geheel (lange termijn)?

2. Stel een functieprofiel op

Een praktische taakomschrijving geeft vaak meer flexibiliteit dan een vastomlijnde functieomschrijving.

  • Taken en werkzaamheden
  • Doel van de inzet
  • Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
  • Betreft het een project met bepaalde looptijd of voor onbepaalde tijd
  • Benodigde tijdsinvestering per week
  • Werkdagen en -tijden: vast, in overleg, of zelf in te delen
  • Locatie werkzaamheden
  • Vereiste kennis, vaardigheden, capaciteiten, ervaring
  • Aanbod aan ondersteuning, training, begeleiding

3. Organiseer de wervingsprocedure

  • Wie is verantwoordelijk voor de werving en voor de selectie, wie is contactpersoon
  • Bepaal het budget voor de vrijwilliger en voor de wervingsprocedure
  • Bepaal de planning
  • Zorg voor één centraal punt waar alle sollicitaties worden verzameld
  • Garandeer een nette afhandeling: snelle ontvangstbevestiging, duidelijkheid over de procedure, tijdige beslissingen
  • Let op de eisen van de privacywetgeving
  • Bereid de inwerkprocedure voor

Tips

4. Bepaal uw communicatiestrategie

Vrijwilligers werven kunt u beschouwen als een vorm van marketing.

  • Wat is uw doelgroep. Bijv: jongeren/ouderen; hoogopgeleid/praktisch geschoold, lokaal/regionaal; uit welke sector
  • Met welke communicatiemiddelen kunt u hen het beste bereiken
  • Wat kunt u inzetten om hen te overtuigen. Bijv: gezellige organisatie; goede vergoedingen; trainingsaanbod; uw imago
  • Formuleer uw boodschap: zet het functieprofiel om in een aantrekkelijke, wervende vraag
  • Pas de stijl aan de doelgroep aan. Bijv: aanspreekvorm; zakelijk/creatief/populair; kort/uitgebreid

Tips

5. Publiceer uw vacature

  • Ontwikkel uw communicatieproduct. Bijv: flyer, advertentie, digitale oproep
  • Zoek geschikte communicatiekanalen. Bijv: bibliotheek, vacaturebanken, lokale/regionale kranten, erfgoedorganisaties, opleidingsinstituten, sociale media
  • Maak de vacature eerst intern bekend aan alle medewerkers

Vacaturesites

6. Selecteer kandidaten

  • Stuur alle sollicitanten direct een ontvangstbevestiging. Leg de procedure uit.
  • Houd u een voorselectie? Let op de minimaal benodigde competenties. Soms hebben kandidaten extra kwaliteiten en/of kunnen ze de gewenste vaardigheden bijleren.
  • Ga niet in zee met kandidaten die bij voorbaat weinig kansrijk zijn.
  • Nodig kandidaten uit voor een kennismakingsgesprek. Laat bij allen dezelfde onderwerpen aan bod komen.
  • Onderzoek samen of de kwaliteiten van de kandidaat passen bij de functie en uw organisatie.
  • Kijk of de kandidaat in de groep past.
  • Geen match? Wijs de kandidaat niet meteen af, maar onderzoek eerst of een functie elders in de organisatie beter past.
  • Stuur alle sollicitanten bericht met de uitkomst.

Meer tips

 

Laatste check van deze pagina: 1 juni 2021