Stappenplan communicatieactiviteit
Een goede voorbereiding van uw communicatieactiviteit is een investering die zichzelf terugbetaalt. Sommige ‘onvoorziene’ kosten en belemmeringen zijn wel degelijk te voorzien. Begin niet direct met het maken van een flyer of website, maar vraag u eerst af: waarom, voor wie, en hoe?
Neem het stappenplan in het geheel door voordat u aan de slag gaat, zodat alle stappen op elkaar aansluiten. Maak steeds weloverwogen keuzes. Evalueer achteraf zo specifiek mogelijk, en neem de opgedane ervaringen mee bij de volgende communicatieactiviteit. Zo wordt uw communicatie steeds efficiënter en effectiever.
Stap 1. Wat is uw doel?
Wat wilt u met uw communicatieactiviteit bereiken? Dat bepaalt welke communicatievorm u zult inzetten. Enkele communicatievormen waar u als kerkbeheerder mee te maken heeft:
- Wilt u kennis overdragen of uitwisselen? Informeren
- Wilt u goede relaties opbouwen en onderhouden? Public relations
- Wilt u klanten, leden of donateurs werven? Marketing
- Wilt u een belang onder de aandacht brengen? Lobby
Stap 2. Wie wilt bereiken?
Wie wilt u informeren? Met wie wilt u een goede relatie opbouwen? Wie zijn uw potentiële klanten? Op wie kunt u uw lobby-actie het beste richten? Kortom: wat zijn uw doelgroepen? Mogelijk zit er wat onderzoekswerk aan vast.
- Hoe nauwkeurig wilt en kunt u uw doelgroepen omschrijven? Welke kenmerken zijn relevant?
- Heeft u de juiste doelgroepen voor ogen om te bereiken wat u wilt?
- Bent u in staat om de doelgroepen daadwerkelijk te bereiken?
- Staan uw doelgroepen open voor uw berichten? Hebben zij er behoefte aan?
- Heeft u uw huidige publiek goed in beeld?
- Sluit uw bestaande klantenbestand aan op de doelgroepen die u wilt bereiken?
- Is het mogelijk een brug te slaan tussen uw huidige en gewenste klantenkring?
Stap 3. Wat wilt u overbrengen?
U wilt iets overbrengen: kennis, een idee, mening of sfeer. Dit is uw boodschap. Formuleer de boodschap zo precies mogelijk en voorkom misverstanden.
- Geef volledige en ondubbelzinnige informatie
- Wees duidelijk over uw intentie (communicatiedoel)
- Check of uw huidige boodschap overeenkomt met uw boodschap in andere uitingen
- Stem uw taalgebruik af op de doelgroep
- Stem de vorm van uw boodschap af op het communicatiemiddel
- Voorkom technische en praktische storingen (‘ruis’)
Stap 4. Waarmee wilt u u doelgroep bereiken?
Uw boodschap moet bij de doelgroepen terecht komen. Daarvoor gebruikt u een communicatiemiddel, in combinatie met een passende manier van verspreiden.
- Sluit aan op de doelgroepen; gebruik eventueel per doelgroep een ander communicatiemiddel
- Stem verschillende communicatiemiddelen goed op elkaar af
- Houd uw communicatiedoel voor ogen
- Kies u voor veilig en vertrouwd of voor vernieuwend? Bijv: taartjes met opschrift (‘Grote kerk 500 jaar!’), een online game, een stadsomroeper.
- Let op de investeringen. Welke kosten zitten aan het hele traject vast?
- Timing (deadlines, publicatiedata)
Stap 5. Hoe wilt u overkomen?
Verpak uw boodschap in een passende stijl. Sluit aan op uw profilering en huisstijl. Overweeg het inhuren van een professionele vormgever en/of drukker. Een fraaie vormgeving spreekt aan en drukt professionaliteit uit, maar kost tijd en geld. Houd uw communicatiedoel voor ogen.
Stap 6: Maak uw communicatieproduct
Lees in module Communicatieproducten praktische tips voor het maken – of laten maken van diverse communicatieproducten (website persbericht, rondleiding etc). Inclusief tips voor briefings, verzendlijsten, en diverse checklists.