Een doelmatige organisatie

Kennisbank VBMK – Nieuw gebruik van kerkgebouwen:

Bestuur

Een doelmatige organisatie begint met een ter zake kundig bestuur. Een van de belangrijkste taken van een bestuur is het opstellen van beleidsplannen. Beleid geeft richting aan uw organisatie. Een goed beleidsplan integreert alle onderdelen van de organisatie en verloopt cyclisch.

Beleid

1. Missie. In uw missie beschrijft u waarom uw organisatie bestaat. Wat drijft u, waar gaat het u om, wat is uw ‘handelsmerk’?

2. Meerjarig strategisch beleidsplan. In het meerjarig strategisch beleidsplan vertaalt u de missie in een concrete doelstelling en beschrijft u hoe u te werk wilt gaan om die te bereiken. Het omvat onder andere:

  • een inventarisatie van de (financiële) middelen, materialen, voorzieningen en menskracht waar u over beschikt
  • een beschrijving van de maatschappelijke context waarin uw organisatie zich beweegt
  • een inschatting van kansen en risico’s voor uw organisatie
  • een verantwoording van de door u gekozen aanpak

3. Jaarplan. Het strategisch plan mondt uit in een jaarplan: wat gaat u dit jaar precies doen en welke inzet is daarvoor nodig?

4. Jaarverslag. Op enkele momenten in het jaar bekijkt u of u met het jaarplan nog op koers ligt en waar bijgestuurd kan of moet worden. Aan het einde van het jaar rapporteert u nauwkeurig wat de opbrengsten van uw activiteiten waren, en toetst u in hoeverre ze hebben bijgedragen aan de doelstellingen en de missie. Deze evaluatie neemt u mee bij het opstellen van het volgende jaarplan. Misschien constateert u ook dat het tijd wordt voor een nieuw meerjarig beleidsplan.

Aandachtspunten bij beleidsplannen

  • Overdenk de doelstellingen goed. Er zijn diverse hulpmiddelen om uw doelstellingen goed te doordenken en helder te formuleren. De bekendste is ‘SMART’: maak doelstellingen Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar, Realiseerbaar en Tijdgebonden.
  • Maak realistische kosten-batenanalyses. Bij een exploitatiestichting hoort een exploitatieplan. Meer daarover vind u in de Module Exploitatie (module volgt).
  • Houd rekening met de interne organisatie. Ga bij alle (exploitatie)plannen na wat het vraagt aan interne organisatie, zoals administratief werk, communicatie, inkoop, vrijwilligers/personeel, ict, beveiliging. Houd rekening met al het reguliere, ondersteunende werk dat elke organisatie nodig heeft naast de activiteiten die u wilt ontplooien.
  • Houd de missie centraal. Toets bij alle activiteiten in hoeverre ze werkelijk bijdragen aan de missie.

Vergaderen

Agenda

Voor een vruchtbare vergadering is een goede voorbereiding onontbeerlijk. Stuur ruim van tevoren een geannoteerde agenda rond, opdat iedereen zich kan inlezen en voorbereiden. Vermeld bij elk inhoudelijk punt:

  • is dit punt: ter kennisname, ter bespreking of ter besluitvorming
  • wat is er al over het onderwerp bekend
  • wat zijn de afwegingen, welke opties lijken mogelijk
  • neem toelichtende stukken op in de bijlage

De vergadering

  • Zorg voor een vergadervoorzitter die het gesprek goed kan leiden en neem de agenda met hem/haar door
  • Willen de deelnemers informeel bijpraten, plan daarvoor dan tijd in na afloop van de vergadering, zodat u de vergadering zelf zakelijk kunt houden

Notulen

  • Neem het maken van notulen serieus. Ze dienen ter informatie voor mensen die niet aanwezig konden zijn, als geheugensteuntje voor gemaakte werkafspraken, en bovenal ter verantwoording en bewijs van genomen besluiten.
  • Formuleer kort en bondig, maar ook begrijpelijk voor een buitenstaander.
  • Stuur het conceptverslag binnen een week rond en verzamel correcties. Op de volgende vergadering hoeft u dan nog slechts de aangepaste versie formeel goed te keuren.
  • Laat het verslag aansluiten op de geannoteerde agenda en gebruik het als uitgangspunt voor de agenda van de volgende vergadering. Zo wordt het de basis voor uw jaarverslag.

Archief

Alle beleidsplannen, notulen, jaarverslagen, contracten en brieven bewaart u in een archief. Een goed archief is:

  • Volledig: breng alle documenten op een plek bij elkaar.
  • Actueel: laat iemand verantwoordelijk zijn voor het actueel houden van het archief
  • Toegankelijk: ook anderen moeten documenten makkelijk kunnen vinden. Leg een logische mappenstructuur aan; geef mappen en bestanden korte en duidelijke namen; plaats definitieve stukken ‘voor het grijpen’; maak het makkelijk om bestanden chronologisch of alfabetisch te ordenen. Stem de ordening van uw digitale, papieren en e-mailarchief op elkaar af.
  • Beschermd: houd updates en upgrades bij van de digitale systemen; bescherm de systemen tegen virussen; let erop dat oude bestanden leesbaar blijven; maak back-ups en bewaar die op een andere locatie; en voldoe aan de richtlijnen van de AVG.

Meer lezen

Laatste check van deze pagina: 1 februari 2020